Informační studia a knihovnictví
Filozofická fakulta Univerzity Karlovy v Praze
Úvod do studia
Marie Lichnovská
Důvody mého
rozhodnutí pro studium oboru informační studia a knihovnictví
a představy před studiem
Perspektivní
povolání absolventů magisterského
studia oboru informační studia a knihovnictví
Důvody mého
rozhodnutí pro studium oboru informační studia a knihovnictví
a představy před
studiem
Kterápak
moudrá hlava ti tohleto poradila?
Erasmus
Rotterdamský: Chvála bláznivosti
Proč touží archivář studovat informační vědu a
knihovnictví? Proč se raději nepřihlásí na studium archivnictví nebo pomocných
věd historických? Chce snad změnit své
profesní zaměření? Nebo prostě jenom
chce studovat?
Na tyto otázky jsem už musela odpovědět mnohokrát a
vysvětlení nebylo nikdy krátké a snadné. O to víc bylo pro tazatele nečekané.
Byli překvapeni lidé oboru neznalí i lidé, kteří se archivnictvím zabývají.
Všichni se mnou nakonec souhlasili a mé důvody se pro ně staly najednou
pochopitelnými. Dovolte mi tedy také poněkud delší odpověď na tuto otázku a
snad i zasvěcení do tajů dnešního podnikového archivnictví.
Tento text vypracovala sekce odborných archivních
společností při Mezinárodní archivní radě a zveřejnila na mezinárodním
archivním kongresu, který se konal ve dne 2. – 5. září 1996 v Pekingu.
Kodex etických zásad pro archiváře má stanovit vysoká měřítka chování pro povolání archiváře, připomenout jim jejich profesionální odpovědnost a posílit důvěru veřejnosti v toto povolání. Má sice deset odstavců, ale stačí uvést čtyři z nich:
§
Archiváři mají
chránit autentičnost dokumentů během archivního zpracování, uchovávání a
využití. Archiváři mají zajistit, aby archivní hodnota písemností včetně
elektronických a multimediálních záznamů nebyla poškozena při archivním
hodnocení, pořádání a inventarizaci, a také při uchovávání a využití. Namátkové
zkoušky mají být prováděny jen podle osvědčených metod a bezpečných kritérií.
§
Archiváři mají
vést záznamy o své práci na archivním materiálu a mají být schopni ji
zdůvodnit. Archiváři se mají od vzniku až po využití dokumentů postarat o dobré
podmínky pro uchování písemností a spolupracovat s původci písemností při
vývoji nových vzorů a nových informačních řídících postupů. Nemají se zabývat
jen přejímáním existujících dokumentů, ale mají také zajistit, aby běžné
informační a archivní systémy obsahovaly od samého počátku postupy vhodné k uchovávání
cenných písemností.
§
Archiváři mají respektovat jak přístupnost písemností
tak i ochranu dat a jednat přitom v mezích platného zákonodárství.
Archiváři mají dbát, aby byla chráněna společná a osobní ochranná práva stejně
tak jako národní bezpečnost, aniž by byly ničeny informace, zejména u
elektronických záznamů, kde aktualizace a mazání jsou obvyklou praxí. Musí
respektovat ochranná práva jednotlivců, kteří písemnosti vytvořili, nebo jichž
se písemnosti týkají, zejména těch osob, které nemají vliv na užívání materiálu
a disponování s ním.
§ Archiváři mají usilovat o svou odbornou vyspělost systematickým a neustálým rozvíjením svých archivních znalostí a sdílením výsledků svých výzkumů a zkušeností s jinými. Archiváři se musí snažit rozvíjet své profesionální vědění a odbornou znalost, musí přispívat k rozšíření souhrnu znalostí svého oboru a zajistit, aby ti, na jejichž odbornou výchovu nebo činnost dohlížejí, byli připravováni k odbornému plnění svých úkolů.
§ Archiváři mají zvláštní důvěru, které se jim dostává, užívat v obecném zájmu a mají se vyvarovat toho, aby zneužívali svého postavení ve prospěch svůj a jiných.
2. důvod – Zpráva z konference představitelů iniciativy vzniklé na půdě
Rady Evropy a Evropské unie, známé jako DLM – Forum (Donnés Lisibles par
Machine – strojově čtená data)
Konference se konala v prosinci roku 1996 v Bruselu, účastnili se jí představitelé patnácti zemí EU, ale i dalších evropských zemí, Kanady a USA. Jednání se zabývala otázkami správy, uchovávání a zpřístupňování strojově zpracovávaných informací a zprávy z nich byly otištěny v Archivním časopise. Na obyčejného archiváře, který vytváří metodické pokyny pro archivní a spisovou službu v bankovním ústavu, kde zpracování dokumentů představuje 90 % veškerých činností, zapůsobila jako náhlé osvícení. Nejsou to jen mé problémy! Schází se kvůli nim 300 odborníků z celého světa! Archiváři, kteří se prakticky nebo teoreticky zabývají otázkami archivů a elektronických dokumentů dokáží naznačit postupy, jak vše řešit!
V úvodních vystoupeních byl zdůrazněn význam
archivů pro zachování kulturního dědictví a zajištění přístupu občanů
k informacím. Z pohledu státní administrativy a veřejného sektoru jde o
jednu z nejvýznamnějších otázek spojených se současnou informační společností.
Hovoří se o Globálním informačním společenství (Global Information Society – GIS).
Vystupující se zabývali nejrůznějšími aspekty
jednotlivých fází administrativního života elektronických dokumentů,
diskutovalo se o celém spektru otázek od norem a standardů pro výměnu dat až po
prezentaci nových materiálů pro ukládání dat. Jednání probíhala ve třech paralelních sekcích. První sekce řešila otázky
koncepce, vytváření a spravování elektronických dokumentů, druhá jejich krátkodobé
a dlouhodobé uchovávání, integritu a průkaznost, třetí pak přístup
k informacím a jejich využití.
Informační technologie umožňují novým způsobem zapisovat data, posílat je na dálku, zpřístupňovat je a archivovat. Mezi zásadní problémy archivní práce se v poslední době řadí stále více otázky spjaté se zpřístupňováním informací archivního charakteru prostřednictvím nových technologií a problémy spojené s ukládáním a zpřístupňováním elektronických informací.
Fórum DLM demonstrovalo, že otázky spjaté se
zachováním a opětným využíváním elektronických záznamů mají klíčový význam
nejen pro archiváře, ale jsou rovněž úhelným kamenem pro budoucí ekonomický
růst a vývoj Evropské unie.
Anglické verze referátu byly publikovány jako
Suplementum II 1997 - Proceedings of the
DLM-Forum on electronic records, Brussels, 18-20 December 1996, European Communities, 1997 (INSAR-
European Archives News). Mezi nejdůležitější příspěvky patřil návrh doporučení
a direktiv, týkajících se nakládání s elektronickými dokumenty a nosiči (Best practises for using Machine Readable
Data) a příspěvek ředitele britského
programu EROS (Electronic Records in
Office System) z Národního archivu v Londýně. Tento program má
řídit procedury spjaté s přijímáním dokumentů nejen v tradiční –
papírové podobě, ale i v podobě
elektronické. Obsahuje seznam požadavků, které musí splňovat
elektronické registratury.
Pan Thijs Leaven z nizozemské Archivní školy
v Amsterdamu zdůraznil změny tradiční role a úkolů archiváře
v elektronickém úředním středisku. (Change of
perspective – toward a new role for the records manager and the archivist)
Srovnání
současných a minulých úkolů archiváře
|
Současné
úkoly |
Budoucí
úkoly |
|
orientace v jedné disciplině (specializace) |
orientace v různých disciplínách a schopnost
učit se nové problémy |
|
zájem o objekty nebo dokumenty |
zájem o procesy a jejich vzájemnou souvislost |
|
dozor nad koloběhem fyzických objektů |
řízení oběhu elektronických dokumentů, soustředění
pozornosti na jejich funkci a kontext vzniku |
|
pasivní pozice „seď a čekej“ |
pozice aktivní vůči klientům „mohu nějak pomoci“ |
|
činnost na konci procesu vzniku archiválie |
činnost od počátku procesu vzniku archiválie, dohled
nad celým cyklem života dokumentu a maximální ochrana registratury a
archivních záznamů (strategická role) |
|
uchovávání dokumentů v registratuře, nezávisle
na archivní funkci |
obě funkce mají tentýž úkol a týkají se týchž
problémů |
V České republice se studium archivnictví zaměřuje na získání zkušeností a znalostí ve vztahu k historickým archivním fondům. Studijní plány oboru obsahují historii, německý jazyk, jazyk latinský, dějiny správy do roku 1848 apod. Archivistika sama se podle J. Šťouračové z Masarykovy univerzity v Brně člení na pět tematických podskupin:
Ÿ
archivní teorie –
soustřeďuje se na základní pojmy, terminologii, typologii archivů a archiválií
Ÿ
dějiny registratur a
archivů
Ÿ
archivní technika –
věnuje pozornost ochraně archiválií, konzervaci, mikrofilmování apod.
Ÿ
archivní právo – normy,
které usměrňují činnost archivů, jejich strukturu a řídí jednotlivé procesy
Ÿ
archivní správní praxe –
soustřeďuje se na spisovou službu, skartaci, pořádání, inventarizaci a
badatelskou a rešeršní službu
Na druhé straně osnovy oboru informační studia a knihovnictví obsahují přednášky typu teoretické základy informačního systému, informační technika, věcné pořádání informací, dokumentografické informační systémy, specializované informační fondy a služby, obsahová analýza dokumentů.
Samozřejmě, že země s tak nádhernými písemnými památkami a archivními fondy potřebuje a stále bude potřebovat archiváře vzdělané v pomocných vědách historických. Ale jak naznačily předchozí odstavce, je to jen jeden směr archivnictví. V podnikové sféře, kde nejstarší archiválie vznikaly před 150 lety, archivní fondy mnohdy nejsou uzavřené tzn. že do archivů plynou stále nové a nové dokumenty, které jsou zpracovávány novými informačními technologiemi, musí archiváři plnit úkoly jiné. Odborníci v zahraničí i u nás si uvědomují náročnost těchto procesů a změny, které jsou naznačeny v dalších částech, doléhají především na archiváře podnikové.
Perspektivní
povolání absolventů magisterského
studia oboru informační studia a knihovnictví
(anonym)
Společenský informační problém tj. rozpor mezi prudce
rostoucím množstvím zaznamenaných poznatků (potencionálních informací) a
schopností společnosti efektivně je využít, se projeví v nadcházejících
letech vzrůstající poptávkou po profesích, které se informacemi zabývají. Již
nyní se projevuje nedostatek specialistů - inženýrů informatiků. Inzertní
internetové stránky jsou denně plné požadavků na operátory, programátory,
správce sítí, správce databází, vývojové pracovníky, tvůrce informačních systémů.
Tato povolání se podílí především na vzniku, zpracovávání a uchovávání
informací. Při jejich následném vyhledávání a využívání vzroste i požadavek na
odborníky zabývající se informační vědou a knihovnictvím.
Prognózy vývoje knihoven, zejména pak knihoven
veřejných, potvrzují nutnost zachování profese knihovníka jako kulturně vysoce vzdělaného pracovníka se znalostmi
organizace a řízení knihoven a jejich sítí, se znalostmi knihovnických metodik
a technologií, a to stále více i počítačových. Knihovníci musí být i
v budoucnu schopni pracovat jako bibliografové (konceptoři, tvůrci a
editoři všech typů bibliografických děl), projektanti a správci různých typů
databází či automatizovaných knihovnických systémů. Knihovníci jsou lidé
s vysokou jazykovou kulturou a s široce založeným a pro daný účel
uzpůsobeným literárním vzděláním zaměřeným na potřeby knihoven. Už od dob
národního obrození se knihovníci ve svých knihovnách věnují výchovně vzdělávací
práci s dětmi a mládeží. V menších městech, kde není knihovník anonymním
zaměstnancem, organizuje ve své knihovně kulturní a vzdělávací akce. Knihovník
se však musí především dokázat orientovat v obrovském množství knih,
jiných dokumentů a potenciálních informací. Knihovník je zprostředkovatelem
mezi těmito informacemi a čtenářem, a tak se zde pro něj otevírá široké pole
pro usměrnění výběru těchto dokumentů nejrůznějšími prostředky. Knihovníci
pracují jako referenční specialisté vyřizující dotazy z referenčních
systémů a databází. Do popředí se dostává potřeba knihovníka schopného
prosazovat mezi uživateli informační gramotnost, probouzet schopnost uživatelů
se bez potíží pohybovat v prostředí elektronické knihovny, vybírat si ty
informační prameny a informace, které potřebují a které knihovny ve svých
fondech vlastní či je z externích fondů nabízí. To ovšem vyžaduje, aby
knihovník sám toto prostředí a technické zařízení, jímž je knihovna vybavena,
dokonale ovládal.
V podnikové sféře se knihovníci stávají nedílnou součástí podnikového řízení.
V prostředí vysokých škol a univerzit vystupuje do popředí odborné
konzultanství, poradenství a výuka, v níž knihovníci učí studenty, jak
vyhledávat informace, osvojovat si znalosti a jak s nimi při studiu
pracovat. Sami knihovníci se v těchto specializovaných knihovnách stávají
tvůrci knihovních fondů a svou akviziční politikou ovlivňují specializaci své
knihovny. Tato úloha se bude, s narůstajícím množstvím informací a
finanční náročností na jejich zajištění, stále zvyšovat.
Většina zemí s bohatou kulturní tradicí si i
nadále bude vychovávat knihovědně
zaměřené knihovníky. Starším knihovním fondům, jež představují
nevyčerpatelné kulturní bohatství a z něhož mohou jak dnešní, tak budoucí
generace čerpat, neustále schází badatelé a výzkumní pracovníci, kteří nové
podněty těmto generacím zprostředkují.
Tyto fondy potřebují znalce vzácných tisků a rukopisů,
kteří dokáží dochované knihovní a rukopisné sbírky klášterních a zámeckých
knihoven ochránit příp. restaurovat.
I v příštích letech si společnost bude
uvědomovat, že podstata člověka jako rozumné bytosti spočívá v tom, že
rozvíjí své potenciální schopnosti kumulováním zkušeností a znalostí minulých
pokolení. To platí také o poznání jako celku. Vynikající díla minulosti nejsou
jen součtem zkušeností a znalostí, ale neopakovatelnými výtvory lidského ducha,
které je třeba zachovat.
Mezi nové informační profese patří především povolání informačního manažera. Je zpravidla
podřízen přímo nejvyššímu představiteli podniku. Informační manažer se
orientuje na strategické řízení podniku prostřednictvím informačních systémů,
na celkovou informační architekturu podniku, řídí za použití systémového
přístupu tok potenciálních informací, které do podniku vstupují, z podniku
vystupují a v podniku v rámci informační infrastruktury obíhají.
S rostoucími požadavky na nové informační systémy
ve výzkumu, vývoji, na vysokých školách, ve státní i místní správě, v
mezinárodních organizacích typů nadací poroste i požadavek na projektanty, tvůrce a provozovatele
těchto informačních systémů.
Zatímco informační manažer je schopen usměrňovat
informační toky velkého výrobního podniku, firmy či školy, informační
specialista pak totéž činí na úrovni oboru, odvětví či úseku poznání. Tito
specialisté budou nejen odborníky v určitém oboru, ale osvojí si i základy
informační vědy a příslušné praktické schopnosti a dovednosti z řízení
potenciálních informací. Takto orientovaní odborníci se již dnes uplatňují jako
informační podnikatelé (Information Brokers), a to buď jako samostatní soukromí informační konzultanti,
nebo v informačních a konzultačních firmách. Své uplatnění nacházejí i
jako odborní rešeršéři a studijně rozboroví informační analytikové, jako
pracovníci v náročných referenčních službách velkých knihoven.
Pokroky v oblasti telekomunikační techniky
umožňují rozvoj distančního vzdělávání. Na základě tohoto rozvoje budou růst
požadavky na zprostředkovatele informací
mezi přednášejícími a studenty, přičemž mezi prvními nebudou jen zaměstnanci
vysokých škol a univerzit, ale přímo
odborníci ze specializovaných pracovišť a výrobních podniků, kteří tak budou
participovat na přípravě svých budoucích kolegů či zaměstnanců.
Obtížná identifikace uživatelů internetu usnadňuje
trestnou činnost osob skrytých za falešnou identitou. S rostoucím
množstvím informací a závislosti jejich uživatelů se budou někteří pracovníci
profilovat jako bezpečnostní informační
specialisté, kteří se zabývají formulováním bezpečnostních cílů a způsobů
jejich dosažení, otázkou bezpečných informačních systémů a především jejich
bezpečného užívání.
Ve společnosti
21. století budou stále vznikat nové a nové informační profese, které se
budou specializovat na složité a náročné činnosti v jednotlivých oblastech
zpracování, ukládání, zpřístupňování či vyhledávání informací, např. v oblasti vyhledávacích metod, strategie
síťové navigace, síťových informačních služeb, virtuálních knihoven a
laboratoří.
Mé vlastní
odborné zaměření
(Jiří Cejpek)
Hlavním posláním archivu je shromažďovat, třídit,
uchovávat a zpřístupňovat archiválie pro praktické a vědecké potřeby jak
jednotlivců tak institucí. Archivy slouží správním a provozním účelům
instituce, u níž písemnosti vznikly, účelům historické vědy i dalších vědních
oborů.
Samotné slovo archiv
je řeckého původu. V nejstarších dobách se uchovávaly jen nejcennější
písemnosti, ať byly psané na hliněných destičkách či jiném materiálu, papyru,
pergamenu a posléze papíru. Uchovávaly se proto, že měly pro majitele velký
význam – převážně právní, byly zárukou jeho vlastnictví, a proto byly uchovávány jako součást
pokladu, posléze i knihovny. V letech 669 – 630 př. n. l. dal asyrský král
Aššurbanipal vybudovat z hliněných tabulek popsaných klínovým písmem první
nám dosud známou organizovanou sbírku zaznamenaných a uspořádaných znalostí.
Historická díla Josefa Flavia i vykopávky nám dokládají, že v Mezopotámii
i Egyptě, stejně jako u Féničanů i Židů existovala speciální místa pro ukládání
písemností dokumentujících veřejný zájem. V egyptské vesnici el-Amarna byl
nalezen archiv Amenhotepa IV. Jedná se o dopisy maloasijských králů a
egyptských vazalů psaných klínovým písmem na hliněné destičky.
Prvním vědeckým pokusem o vyslovení archivní teorie a
základem vědeckého pojetí archivnictví se stala rukověť archivní služby, která
obnášela sto paragrafů, předpisů a rad pro práci nizozemských archivářů. Tato
kniha poprvé vyšla v Groningenu v
roce 1898. Předpokladem pro její vznik bylo ustavení profesního spolku
holandských archivářů v roce 1891, který si vytýčil úkol vytvořit moderní
systém zpracování archiválií v holandských archivech. Jasně je zde
vysloven základ nové teorie, totiž závazné sepětí písemného archivního fondu
s předchozími vývojovými stadii archivu, s registraturou, kanceláří a
úřadem. Podstatou archivu tedy je, že jako organický celek vzniká podle pevných
pravidel z činnosti úřadu, je produktem systematické činnosti úředníků.
Není to libovolná snůška písemností. Neseznámíme-li se tedy se strukturou a
posláním instituce, nemůžeme ani archiv odborně uspořádat.
Za problém současného archivnictví považuje už
v roce 1922 anglický archivář, profesor na londýnské univerzitě a ředitel
hlavního anglického archivu Hilar Jenkinson nadprodukci písemného materiálu,
která klade stále nové požadavky na budování dostatečných prostor na ukládání
archiválií. Ředitel Národního archivu ve Washingtonu T. R. Schallenberg ve své
příručce vydané v roce 1956 navrhuje uchovávat v klasické formě pouze
spisy mimořádně významné. Ostatní
důležité písemnosti navrhuje ukládat na mikrofilmy a spisy likvidovat.
Péče o písemnosti nebyla a není ve všech dobách
stejná. V dějinách můžeme sledovat období, kdy jsou písemnosti velmi
ceněny, a kdy se naopak péči o ně věnuje jen velmi zanedbatelná pozornost. Zde
hraje roli řada faktorů. V období klidu a míru rozkvétá i kultura a péče o
historickou paměť, v období bouří a válek při všech prudkých změnách trpí
i písemnosti. Další škody bývají způsobeny nedbalostí personálu spisoven a
vůbec podceněním práce v kanceláři a registratuře. Spisovou službu často
podceňují mladé instituce. Není také vždy snadné skloubit jednak snahu o co
největší hospodárnost v administrativě a jednak požadavky přesnosti,
spolehlivosti a rychlosti ve vyhledávání – využívání písemností.
Pojmem spisová služba označujeme oběh písemností
v kanceláři, úřadě či instituci, a to od přijetí písemností, jejich
označení, zapsání, přidělení ke zpracování či vyřízení, podepsání, odeslání a
uložení. Čím více písemností instituce zpracovává, tím víc záleží na tom, aby
měla jasná přesná pravidla pro koloběh a hlavně ukládání písemností. Přesná
evidence a přehledné zakládání písemností je důležité pro snadné vyhledávání
již dříve založených písemností, které mohou být kanceláři pomůckou jednak při
vyřizování obdobných případů, dohledávání práva nebo později při archivním
zpracování a historickém bádání. Podrobněji se touto oblastí zabývám
v části věnované informační sféře a dokumentům. V této části jsou
naznačeny i nové úkoly při zpracovávání písemností, úkoly, které musím
v rámci své profese řešit nebo se na nich nějakým způsobem podílím.
Řádné zpracování a ukládání spisů a písemností už při
jejich vzniku je jedním z nejdůležitějších předpokladů dobré práce
archivářů. Je důležité, aby archiváři mohli spolupracovat již při tvorbě informačních
systémů pro správu dokumentů.
Kvalita a hodnota práce s archivními celky z hlediska kvalifikovanosti archivářovy práce, kdy vedle prvotního úkolu, tj. shromažďování a skartace přicházejících písemností, nastupuje již i fáze vyšší, mající ve finálních výstupech i vědeckou úroveň. To znamená vedle náročné tvorby archivních pomůcek, zejména katalogů, také edice dokumentů. Zde vzniká i kategorický požadavek na systémovost a řádovost práce v archivu, dodržování posloupnosti jednotlivých archivních činností:
1) identifikace archivních dokumentů
2) identifikace archivních fondů
3) systematizace archivních dokumentů fondu
4) inventarizace archivního fondu
5) vypracování archivních informačních pomůcek (katalogů, rejstříků, rozborů fondů, průvodců)
6) zpracování archivního automatizovaného informačního systému
7) vydávání archivních dokumentů
Současná doba je význačná obrovskými a rychlými změnami v informační sféře. Ty se
následně promítají i do výše uvedených archivních činností. Zmíním zde jen
nejdůležitější změny a problémy z nich vyplývající z hlediska
podnikového archiváře v bankovním ústavu.
Archivní fondy z oblasti bankovnictví, justičních a státem zřizovaných tajných služeb, jakož i písemnosti z činnosti politických stran a vědeckých a výzkumných institucí patří mezi ty fondy, jejichž přístupnost se považuje po celém světě z různých důvodů za diskutabilní.
Archivář přední francouzské banky Credit Lyonnais pan Roger Nougaret vydal v roce 1997 metodicky neobyčejně přínosnou studii (L´archiviste, l´historien et l´acces aux archives, le cas des archives bancaires), která pojednává precizně a přitom se širokým mezinárodním rozhledem o podmínkách badatelského i úředního zpřístupňování bankovních archivů. Zkoumá téma z několika úhlů pohledu: do jaké míry může archivář objektivně rozlišovat mezi badateli, aby překazil preventivně jejich nekalé úmysly (průmyslová špionáž, úmyslné poškození práv osobnosti apod.), zda vůbec a jakými systémovými prostředky disponují banky ve světě k ochraně svých archiválií před jejich zneužitím (nejběžnějším preventivním opatřením je kromě 30leté lhůty od vzniku archiválie např. zavedení různě koncipovaných časových lhůt, vylučujících předem informační využívání určitých archiválií po obvykle mnohaletou dobu od jejich vzniku či dokonce úplné zablokování přístupu k archiváliím). Roger Nougaret uvažuje též o různě upravených archivních pomůckách, diferencovaně předkládaných různým skupinám badatelů. Naopak úplně zpochybňuje účinnost následné kontroly skutečného zaměření a výsledků studia konkrétního badatele rozborem jeho publikovaných prací, ať už na základě povinně zasílaných výtisků nebo jejich pracným vyhledáváním.
V dubnu roku 1998 se uskutečnila první konference podnikových archivářů v České republice. Konferenci pořádaly nejvyšší státní instituce pro oblast archivnictví, a to Česká archivní společnost ve spolupráci se Zemským archivem v Opavě, Moravským zemským archivem v Brně, s pobočkou České informační společnosti při Státním ústředním archivu v Praze a za přítomnosti zástupce odboru pro řízení archivnictví ministerstva vnitra ČR. Již samotné názvy jednotlivých příspěvků jasně naznačují oblast problémů podnikových archivů, kterými se dnešní české podnikové archivnictví zabývá:
„Průřez vývojem českého podnikového archivnictví“, „Počátky podnikového archivnictví v Ostravském kraji“, „Organizace archivnictví v Lesích po roce 1992, Lesní pamětní knihy“, „Historie a struktura Archivu ŠKODA a. s. Plzeň“. Jediný příspěvek, „Aktuální problémy předarchivní péče v současném českém hospodářství“, který byl přednesen v rámci této konference, se věnoval nově vznikajícím dokumentům.
Vzpomínáte si ještě, čemu se věnovali archiváři na konferenci DLM – Fora v Bruselu v roce 1996? Naši podnikoví archiváři také čekají na diskusi o jednotlivých fázích administrativního života elektronických dokumentů, o otázkách týkajících se norem a standardů pro výměnu dat, koncepce, vytváření a spravování elektronických dokumentů, jejich krátkodobé a dlouhodobé uchovávání, integritu a průkaznost, přístup k informacím a jejich využití.
Poslední česká archivní příručka byla vydána
v Praze v roce 1965 a reagovala na změny v našem archivnictví po
jeho začlenění do resortu ministerstva vnitra a po vydání řady instrukcí
kodifikujících chod archivnictví.
Zákon č. 343/1974 Sb., o archivnictví, určuje archivní
dokument v úzkém vymezení jako archiválii. O tom, zda je dokument archiválií,
rozhoduje jeho doba vzniku, obsah, původ a provedení. Archiválie jsou tedy
dokumenty, které byly vzhledem ke svému dokumentárnímu významu (jejich trvalé
hodnotě) vybrány k trvalému uložení. Na základě této definice bude
v současných teoretických úvahách i praktických postupech velmi obtížné
aplikovat „archiválii“ do moderního toku informačního a informatického nazírání
na pojem dokument.
Využití písemností v elektronické podobě ruší hranici mezi spisovnou a archivem, mezi archivářem a pracovníkem spisovny. Zároveň se ruší tzv. koloběh dokumentu, mluví se o kontinuitě dokumentu. Relevanci ztrácí rovněž místo uložení informace, problém je pouze v přístupu k ní. Využívání této technologie vytváří tlak na zcela nový typ pracovníků, pracujících vlastně současně ve spisovně i archivu, přičemž charakter jejich práce je v podstatě zcela novou disciplínou.
Omyly mají
svou cenu, ale ne každý. Ne každý, kdo pluje do Indie objeví Ameriku.
Erich Kästner
Informační sféru rozdělujeme na hmotnou, jejíž součástí jsou instituce, dokumenty a lidé, a na sféru nehmotnou, jejíž typickým představitelem je dnešní běžný komunikační prostředek – internet. Už z tohoto rozdělení vyplývá nesmírný rozsah informační sféry, a tak si dovolím pro lepší přehlednost rozdělit směry na několik částí, kterými se budu zabývat odděleně.
Internet je interaktivním médiem. Je výlučný svou základní filozofií, je klasickým příkladem bohatého obsahu, který je připravován řadou subjektů souběžně a zcela nezávisle na sobě. Internet a jeho nejvyužívanější služba WWW (World Wide Web), tento multimediální hypertextový prostředek prezentace, navigace, asociativního vyhledávání podle tematické, resp. pojmové příbuznosti umožnil nebývalý rozvoj informačních služeb. Jejich poskytování nabývá takového rozsahu, že v současnosti již hovoříme o informačním průmyslu – celé oblasti poskytování automatizovaných informačních služeb. Snad nejcharakterističtější informační službou dneška je zpřístupňování nejrůznějších druhů a typů informačních databází v dialogových systémech pro vzdálené uživatele, připojené k nim svými koncovými stanicemi prostřednictvím telekomunikačních sítí.
I v informačním průmyslu bude v příštích letech sílit konkurenční boj o zákazníka – uživatele celosvětově působících informačních systémů – mezi jejich provozovateli, zejména producenty informačních databází. Předmětem obchodu v informačním průmyslu je získání potřebných informací uživatelům. Informace samotné mají z hlediska ekonomických vztahů své specifické vlastnosti:
Ÿ informace jsou nehmotné, nezávislé na metodách jejich šíření (papír, telekomunikace, magnetická, optoelektronická média)
Ÿ mohou být simultánně využívány mnoha osobami
Ÿ informace jsou nekonečně reprodukovatelné v rámci širokého spektra ekonomických vztahů
Ÿ neexistuje žádná známá jednotka informace, která by byla ekonomicky měřitelná
Ÿ informace může zastarat, nemůže však být jako zdroj vyčerpána
Ÿ informace mají ekonomickou hodnotu. Tato hodnota spočívá pouze v jejích reálných nebo potencionálních účincích.
Informační průmysl a informační podnikání především prožívá již dvě desetiletí konjunkturu. Vznikají nové technologie a na nich postavené nové typy knihovnických zpracovatelských systémů a služeb.
Mezi nejvýznamnější nově zaváděné funkce v knihovnictví můžeme považovat :
Ÿ velká servisní centra pro jednotlivé knihovny a jejich sítě
Ÿ propojení služeb světových informačních databázových center se službami velkých knihoven
Ÿ počítačové a reprografické zpřístupňování dokumentů ukládaných na digitální média nebo mikromédia a distribuovaných na lokální knihovnické automatizované systémy
Ÿ distribuce databází na kompaktních discích s licencemi na využívání s možností aktualizace datových souborů vždy jejich novými přírůstky
Ÿ publikování databází i celých primárních dokumentů v prostředí počítačových sítí typu Internet v elektronické formě, která navíc umožňuje vyhledávat v nich informace hypertextovými metodami
Tyto typy služeb dnes informační průmysl nabízí všem knihovnám, které jsou schopny se připojit alespoň k internetu, zavést vlastní lokální počítačovou síť a vybavit ji potřebnými programovými prostředky, které jak uživatelům, tak vlastnímu odbornému personálu práci s informacemi nejen umožní, ale také podstatně usnadní.
Internet je v současné informační sféře jev, který tradiční kategorie archivistiky zcela rozbourává, a který vyžaduje vybudování úplně nové a jiné archivní teorie. Archiváři si sami uvědomují sílu a dosah této globální sítě. Vždyť v roce 1999 existovalo ve světě 2900 internetových stránek věnovaných archivům.
Vácslav Babička, ředitel Archivní správy ministerstva vnitra, v Archivním časopise č. 4/1998 definuje základní otázky spojené s touto globální sítí a upozorňuje na rysy nového způsobu komunikace a odlišné práce s dokumenty a na důsledky z toho plynoucí pro archivnictví.
S čím je dnes možné se setkat na internetu? S novinami, s dokumenty orgánů státní správy, s právními normami, s materiály z konferencí, které probíhají jen v internetové síti, s anketami, soutěžemi, konkursy, vyhlášením grantů a stipendií, s přímými přenosy různých událostí, s katalogy, adresáři, průvodci, jízdními řády, s reklamou a tak dále a tak dále. První otázka archiváře v tuto chvíli je: archivuje to všechno někdo, nebo vybírá něco z toho pro archivaci? Dělá to někdo z původců, nebo někdo z uživatelů, nebo nápaditý podnikatel, který v tom tuší možnost komerčního využití za pár let? Existují vůbec některé dokumenty jinak než na internetu? A kdo je vlastně původcem, když dokument umístí na internet někdo jiný než autor? A je vlastně původ důležitý, pokud není součástí věrohodnosti zprávy, nebo pokud původce nevyžaduje odezvu? Není spíše důležitější uživatel a kombinace informací, které získal? Jak spolehlivě najít hranici mezi autenticitou a kriminálním zneužitím informací? Jaká je propojenost tohoto informačního světa s klasickými registraturami a jaký odraz má tento styl práce v tradičních písemnostech?
Budoucnost bude vyžadovat odpovědi na tyto otázky, pokud nechce lidstvo ukončit uchovávání důkazů o existenci sebe samého a o své hmotné kultuře rokem 2000.
Už v osmdesátých letech se začalo hovořit o vizi „bezpapírové“ kanceláře. Tato oblast informační sféry se velice rychle vyvíjí díky novým způsobům zpracování dokumentů v rámci firem a informačních systémů, které jednotlivé firmy používají. Pro větší přehlednost je nezbytné zásadní rozdělení dokumentů na dokumenty listinné a dokumenty elektronické. V současné době existují tři možnosti, jakým způsobem integrovat listinné dokumenty do informačního systému:
Ÿ dodržení oddělení listinných a elektronických dokumentů - mimo informační systém jsou dokumenty zpracovávány pouze běžnou „papírovou“ formou. „Ručně“ se vede i jejich evidence a informace o místě uložení. Náklady jsou v tomto případě spojené především s manipulací s dokumenty – s kopírováním, ukládáním, vyhledáváním, zabezpečením proti ztrátě apod.
Ÿ přenos dat z listinných dokumentů do informačního systému - má dvě úrovně. První úrovní je elektronická evidence listinných dokumentů, tzn. zápis základních údajů o listinném dokumentu. Tímto způsobem zefektivníme proces vyhledávání dokumentů. Druhou úrovní je přenos dat z listinného dokumentu do informačního systému. Většinou se jedná o strukturované dokumenty. V informačním systému je připraven formulář, do kterého jsou data vložena, k dalšímu zpracování je používána pouze tato elektronická podoba, originál listinného dokumentu je zařazen do archivu. Snižuje se časová náročnost zpracování dokumentu a jeho vyhledávání a zároveň možnost ztráty či chybného zařazení dokumentu.
Ÿ skenování listinných dokumentů – tento způsob se stává stále atraktivnějším. Naskenování dokumentů a jejich zpřístupnění v elektronické podobě sebou přináší řadu změn – minimalizuje se množství chyb vzniklých vkládáním dat, originál je všem bezprostředně přístupný (na základě přístupových zpráv), není třeba pořizovat kopie, zdokonalují se možnosti vyhledávání a výrazně se snižují náklady na archivaci.
Komplexní zpracování listinných dokumentů – jejich převod do elektronické podoby, rozpoznávání, opravy a verifikace, indexace, uložení – je podporováno specializovanými systémy, které zahrnují jak hardwarové, tak i softwarové komponenty. Jsou označovány jako Document Imaging System (DIS). Tyto systémy zpracovávají dokument ve třech fázích – skenování, rozpoznávání a indexaci:
Ÿ skenování - převádí papírovou předlohu do podoby elektronického souboru. Skener, optoelektronické snímací zařízení, opticky snímá předlohu, převádí ji do podoby elektrických impulsů, které jsou dále převáděny na digitální hodnoty.
Ÿ rozpoznávání – text nasnímaný skenerem má podobu grafického souboru. K převodu grafického formátu na textový existují různé technologie označované např. ICR (Intelligent Character Recognition) nebo OCR (Optical Character Recognition).
Ÿ indexace – v naskenovaném dokumentu systém rozpozná pomocí identifikačních značek jeho typ, doplní další základní údaje a vše uloží do databáze.
U některých organizací se objevují snahy o zavedení jednotného systému ve formě sdílených adresářů, definování přístupových práv do jednotlivých adresářů a stanovení pravidel pro ukládání a aktualizaci souborů. Takové systémy pro správu dokumentů jsou označovány termínem Document Management System (DMS). Jejich cílem je poskytnout okamžitý přístup ke správným dokumentům bez ohledu na jejich umístění a formát. DMS umožňují rychle získat aktuální dokumenty a současně zajistit jejich bezpečnost a spolehlivost. Typické služby, které současné DMS nabízejí, jsou:
Ÿ centralizovaná správa všech dokumentů, aktuálnost, možnost sdílení, snadná přístupnost, bezpečnost
Ÿ víceúrovňová přístupová práva
Ÿ „uzamčení“ dokumentů otevřených jiným uživatelem, sledování, kteří uživatelé kopírovali dokument mimo síť
Ÿ správa verzí dokumentů
Ÿ fulltextové vyhledávání pomocí klíčových slov, frází nebo slov příbuzných
Ÿ automatická archivace, která zajišťuje, že po specifikované časové lhůtě jsou dokumenty smazány, přeneseny na paměťové archivační médium apod.
Ÿ sledování historie použití dokumentu, zaznamenání veškerých aktivit provedených s dokumentem
Vedle programových produktů určených pro individuální použití (textové editory, tabulkové kalkulátory, prezentační programy) byly vyvinuty produkty, jejichž cílem je zvýšit produktivitu práce pracovních týmů. Jsou označovány společným názvem groupware. Groupware je programové vybavení, které umožňuje dvěma a více lidem různé formy spolupráce:
Ÿ komunikaci - výměnu zpráv, požadavků, instrukcí
Ÿ kooperaci - práci nad společnými dokumenty
Ÿ koordinaci – vzájemné sladění činností
Celosvětově nejrozšířenější groupwarový produkt Lotus Notes/Domino umožňuje uživatelům sledovat, sdílet, organizovat a zpřístupňovat dokumentově zpracované informace bez ohledu na geografické hranice jejich uložení. Způsob organizace dokumentů a jejich zpřístupnění je zcela odlišný od běžných souborových systémů. Lotus Notes byl vyvinut pro ukládání nestrukturovaných informací nejrůznějších formátů. Poskytuje správu veškerých dokumentů vyskytujících se v organizaci, je založen na distribuované architektuře, plně vychází ze standardů Internetu. Disponuje otevřenou architekturou, lze jej bez problému přizpůsobit potřebám uživatele. Je možné jej rozšířit o další moduly zajišťující práci se skenovanými dokumenty a ukládání dokumentů na externí média.
V návaznosti na rozvoj informačních technologií se začínají objevovat nové aplikace označované společným názvem workflow. Workflow řešení jsou definována jako automatizace celého nebo části podnikového procesu, během kterého jsou dokumenty, informace nebo úkoly předávány od jednoho účastníka procesu k druhému podle systému procedurálních pravidel. Workflow řídí a podporují podnikové procesy. Zdůrazňují logiku, která určuje přechod mezi úlohami procesu. Zajišťují provedení všech kroků příslušného procesu. Propojují informační a lidské zdroje potřebné ke zpracování jednotlivých úkolů s logikou procesu.
Do budoucna jsou očekávány v této oblasti informační sféry následující vývojové trendy:
Ÿ zaměřování dodavatelů na úlohu internetu a přizpůsobování workflow technologie novým otevřeným standardům
Ÿ zlepšení integrace s externími zdroji dat a předcházejícími systémy
Ÿ rozšiřování nabídky dodavatelů podnikového softwaru o workflow řešení
Ÿ rozšiřování řešení zaměřených na směrování elektronických formulářů
Ÿ integrace systémů s neelektronickými dokumenty
Ÿ zvýšení počtu řešení založených na prostředí WWW
Nejprve si dovolím zaměřit se na současnou teorii archivní práce, která ovlivňuje přístup k dokumentům. Ta se začala utvářet jakmile diplomatika obrátila svou pozornost od středověkých listin k dějinám kanceláří, k dalším druhům písemností a nestačilo jí studovat písemnosti jako jednotliviny, ale bylo nutné se opírat i o genetické vztahy mezi nimi, zachycené ve způsobu jejich prvotní evidence, uložení a uspořádání. Pokud nebyly tyto původní vazby zachovány, nedaly se leckdy z vnějších a vnitřních znaků jednotlivých písemností vůbec vysoudit. Tak začaly být oceňovány provenienční aspekty archivních souborů, které měly stejnou důležitost jako obsahová stránka dokumentů. Staré evidenční systémy listin přestaly stačit novým nárokům na bádání a bylo třeba je nahradit systémy vyššího řádu – systémy informačními, které vedle obsahu písemností zachycují i původní vztahy mezi nimi. I historická věda, která dlouho chápala archivy jen jako zásobu historických faktů, docenila proměnu ve smyslu holandské archivní teorie jako oporu prioritního důrazu na vědeckou metodu bádání před obsahovým zaměřením.
Síla provenienčního principu je především v utváření a vymezení archivního fondu a jeho vnitřní struktury. K řadě dalších problémů neposkytuje provenienční způsob tolik opory a návodů pro jejich řešení. Pokud jde o informační stránku archivních fondů a archiválií, zakládá se kromě vztahu k původci, jehož výrazem je princip provenience, i vztahem k archivům a archiváři, jehož výrazem je princip archivní hodnoty, a vztahem k uživateli, jehož výrazem je princip archivní informace.
Obě oblasti archivní teorie, oblast archivní hodnoty i oblast archivní informace nejsou zatím v dostatečné míře propracovány. Problému archivní hodnoty se věnovala řada archivářů v souvislosti s potřebou teoretického zakotvení a zdůvodnění výběru archiválií a skartační praxe, výsledky však zůstaly jen na úrovni zobecněných zkušeností.
Rozprava o archivní informaci se vede jen v intencích konfliktu mezi právem na informaci a ochranou osobnosti.
Ve starověku nastal kulturní zlom, když si člověk uvědomil nedostatečnost fyziologické paměti. Její nespolehlivost, kapacitní omezení a nemožnost objektivní ověřitelnosti obsahu odstranil vynález písma. Ten umožnil přenést obsahy paměti na materiální nosič, který zajišťoval dlouhodobé uchovávání záznamů a jejich objektivní ověřitelnost. Část těchto záznamů se začala speciálně a pokud možno trvale uchovávat v archivech a knihovnách. I na této paměti lidstva se začaly časem projevovat různé neduhy. Z hlediska staletých a tisíciletých civilizací bylo zapotřebí řešit problém trvalosti záznamů. Z hlediska jejich objemu vyvstával problém snadného a rychlého přístupu k nim. Tento problém zatím úspěšně řeší třetí generace paměti lidské společnosti – paměť elektronických systémů, která je objemná, poměrně spolehlivá a umožňuje rychlý a snadný přístup ke svému obsahu.
Elektronické informační systémy se snaží napodobit klasickou práci s dokumenty a informacemi. To platí zvláště pro textové soubory, vytvářené na počítačích jako na inteligentních psacích strojích. S textovým souborem vytištěným na papíře lze zacházet jako s tradičním dokumentem. Podstatně jiná je situace u databázových souborů, které pracují se sociálně ekonomickými informacemi faktografického charakteru. Mezi klasickými písemnostmi a databázemi existuje řada kvalitativních odlišností, které se týkají ochrany před pozměňováním a falzifikací dat, právní průkaznosti, přístupu k datům, způsobu jejich selekce či agregace, využívání a vyhodnocování dat atd. Z hlediska archivistiky je podstatný rozdíl v pojetí archivní hodnoty mezi databázemi a klasickými písemnostmi. Zatímco u klasických písemností bylo možno hodnotit jednotlivé písemnosti nebo celý jejich soubor, u databází je možno hodnotit jen databázové soubory jako celek, neboť hodnocení jednotlivých záznamů by učinilo jejich databázovou formu nesmyslnou. Na problém hodnocení navazuje problém skartace. Klasické písemnosti na papírovém nosiči bylo možno vždy v určité fázi oddělit a nakládat s nimi jako s archiváliemi nebo skartačním materiálem. U databází je to jinak. V trvalých informačních systémech jako je např. evidence obyvatelstva či katastr nemovitostí okamžik fyzického dělení nemůže nastat. Archivář by proto měl, uvádí Vácslav Babička, v rámci předarchivní péče a výběru archiválií řešit dva problémy databázových souborů: jak je třeba z archivního hlediska provádět aktualizaci dat a jak zacházet s neaktuálními daty, která v souboru zůstala. Má se periodicky pořizovat archivní kopie celých souborů? Mají se kopírovat pro archivní účely jen data před aktualizací, která budou změněna? Tyto příklady jasně ukazují, že postupy a zkušenosti z dosavadní předarchivní péče a skartačního řízení jsou u elektronických informačních systémů irelevantní.
Další problémy archivistiky se vynořují v souvislosti s nosiči těchto informací. Je pochopitelné, že převzaté a okopírované databázové soubory bude nutno uchovávat ve formě magnetického nebo optického záznamu, že jejich ukládání v tištěné podobě je nereálné a nesmyslné. Řešení se nachází v oblasti softwarové, a to formou překódování dat nebo transformace souborů do jiných operačních systémů a databázových programů.
I v této části bych ráda zúžila pohled z široké informační sféry a zabývala se směry vývoje obecně a té její části, ve které pracuji a která je mi blízká. V druhé části se zaměřím na archivnictví a činnost archivů samotných.
Na společenský informační proces můžeme nahlížet jako na systém, na jehož vstupu tvůrce generuje informace a uživatel formuluje své informační potřeby. Na jeho výstupu jsou uživateli zpřístupňovány informace ve formě dat a dokumentu. V rámci takového systému pracují a zpravidla i vzájemně obchodují tyto kategorie institucí:
Vácslav Babička, se v archivních periodikách zabývá nejen historií archivnictví, ale především jeho současným stavem. Řešení již nastolených otázek novodobého archivnictví by mělo v příštích letech určovat i směr jeho vývoje.
Archivistika zaostává za vývojem v ostatních společenských vědách. Vědecký výzkum teoretických problémů je často nahrazován dotazníkovými akcemi organizovanými Mezinárodní archivní radou či národními archivářskými organizacemi. Již v roce 1990 slovenský archivář Elo Rákoš poukázal v časopise Slovenská archivistika na nedobrý stav archivní teorie a definoval čtyři negativní faktory charakteristické pro současné archivnictví:
1. nerozvinutá archivní teorie
2. nepochopení významu archivní teorie pro praxi
3. odcizení rozhodovací sféry archivů od výkonné sféry
4. neexistence samostatného vědeckovýzkumného pracoviště v archivnictví
Právě tento čtvrtý bod fatálně odlišuje pokulhávající archivistiku od dynamicky se rozvíjejících ostatních oborů informační sféry. V archivnictví se nevytvořil prostor a podmínky pro vznik a existenci výzkumných teoretických pracovišť. V systému archivů, řídících archivních orgánů a archivních škol se rozvoji archivistiky nedaří, neboť každý typ těchto institucí plní prvořadě jiné úkoly než archivně teoretické.
Jiným, závažnějším nedostatkem je podle Vácslava Babičky další příznak současné archivistiky: v knize Struktura vědeckých revolucí její autor T. S. Kuhn zdůrazňuje, že významných nápadů nových paradigmat dosáhli vždy lidé velmi mladí, nebo čerství nováčci v oboru, jehož paradigma změnili. V archivech však není zvykem zadávat mladým vědcům k řešení archivně teoretické úlohy, ale spíše práce rutinního charakteru.
Pokud by současné právní, terminologické, metodické a informační problémy archivnictví měly být řešeny na úrovni soudobé vědy, je vyloučeno, že by to mohli zvládnout archiváři z praxe vedle správy archivních fondů a sbírek. Problémy archivní teorie nelze řešit v rámci oboru samého, ale je třeba vyjít ze styčných a mezních věd jako jsou filozofie, logika, matematická statistika, lingvistika, kybernetika, sociologie, psychologie, informační věda a induktivními postupy se dobírat podstaty jevů, s nimiž se v archivistice střetáváme. Takový náročný přístup však vyžaduje to, co už bylo zmíněno a co v archivnictví chybí – specializované vědecké pracoviště základního a aplikovaného výzkumu.
V celosvětovém měřítku jsou obecné úkoly teoretického výzkumu především odezvou na výzvu, kterou archivnictví předložil rozvoj výpočetní techniky a informačních systémů. Změny, které produkuje výpočetní a komunikační technika v oblasti tvorby a šíření dokumentů a informací jsou tak zásadní, že vytvářejí v archivnictví půdu pro vznik nového paradigmatu. Tradiční archivnictví bude trvat i nadále, ale vedle něj bude paralelně vznikat archivnictví elektronického věku s paradigmatem vlastním.
José-Marie
Griffiths se ve svém článku Zpátky do
budoucnosti: informační věda v novém tisíciletí (Back to the Future: Information Science for the New Millenium),
který byl otištěn v dubnu loňského roku v časopise Bulletin, zabývá
nastupujícími otázkami tohoto oboru. Pro vyjádření budoucnosti celé informační
sféry si zde dovoluji připomenou některé jeho myšlenky.
Prvním rozměrem informační vědy je skutečnost, že v jejím rámci existuje mnoho oborů, které jsou více či méně nezávislé jeden na druhém, ale které jsou zásadními přispěvovateli informační vědy. Griffith zdůrazňuje, že neexistuje jediná informační věda, ale 30 – 40 tzv. informačních oborů, od umělé inteligence (Artificial Intelligence) až po telekomunikace (Telecommunications). V našem prostředí spíše od archivních studií a bibliografií po výpočetní techniku. Každá z těchto disciplin pracuje v rámci svého pojetí s pojmem informace.
Druhým rozměrem informační vědy je podle Griffitha model složený ze tří základních stavebních prvků:
1. lidí
2. zaznamenaných vědomostí, znalostí a vědění (knowledge)
3. nástrojů
Třetím rozměrem informační vědy jsou pak její jednotlivé oblasti uplatnění: výzkum, vzdělávání a praxe.
Vědci, kteří se zabývají informační vědou jsou postaveni před stále se rozšiřující obory informační sféry. Griffith věří, že v příštích letech budou růst požadavky na tyto vědecké pracovníky, aby zformovali spojovací články mezi jednotlivými obory informační vědy. Změny v informační sféře již nyní vyžadují neustálé dělení tohoto vědního oboru do nových disciplin a kombinování s obory staršími.
Jak říká José-Marie Griffith - máme velkou odpovědnost vůči budoucnosti informační vědy. Žijeme v době, kdy zřejmě máme i větší vliv na vytváření, sdílení a využívání znalostí, než si naši předchůdci vůbec dokázali představit. Je to odpovědnost, kterou nemůžeme brát na lehkou váhu. Informační věda se zaměřuje na vztah mezi lidmi a zaznamenanými znalostmi a využívá širokou škálu nástrojů k pochopení a zlepšení tohoto vztahu. Velký důraz přitom Griffith klade na tzv. boundary spanners. Hodkův Velký anglicko – český slovník nabízí různé překlady od „hraničních, mezních“ až po „hambalky, výztuhy a francouzské klíče“. Snad bychom mohli opět použít výraz spojovací články, i když tento překlad nevystihuje přesný význam anglického slovního spojení. Nicméně tito lidé musí být dostatečně sebejistí a zkušení ve svém původním oboru, být otevření novým myšlenkám a přístupům. Být dostatečně trpěliví při získávání poznatků, prvotních základů a metod, způsobů řešení, při osvojování si formálního i neformálního jazyka jiného oboru informační vědy, A především být dostatečně kreativní a tvořiví, aby dokázali svůj vlastní obor aplikovat do nových oblastí. Není to výzva pro studenty informačních studií a knihovnictví? Nebo snad i pro celou informační sféru v nadcházejícím tisíciletí?